Osnovni zadatak računovodstva je što tačnije beleženje svih promena koje nastaju na imovini, obavezama i kapitalu pravnih lica i predzetnika. S obzirom na brojne korisnike računovodstvenih podataka – vlasnike kapitala, zaposlene, državu i njihove različite interese, realno prikazivanje podataka u računovodtvenom sistemu je imperativ.

Osnovni instrument svođenja računovodstvenog na stvarno stanje jeste popis. Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa utvrđena je obaveza popisa svih stavki imovine i obaveza minimum jednom godišnje. Sastavni deo popisa je i popis dugovanja i potraživanja.

Dugovanja i potraživanja usklađuju se u praksi najčešće u poslednjem kvartalu poslovne godine slanjem Izvoda otvorenih stavki svim dobavljačima i kupcima sa kojima je firma tokom godine imala promet. Izvod otvorenih stavki ili IOS predstavlja pregled dugovanja i potraživanja od primaoca IOS-a prema knjigovodstvenim karticama u knjigovodstvu pošiljaoca. Na IOS-u se ostavlja prostor gde primalac IOS-a pečatom i potpisom potvrđuje ili osporava iskazano stanje u celosti ili delimično.

IOS se dosatavlja i kupcima i dobavljačima koji nemaju otvorena dugovanja i potraživanja na dan slanja IOS-a, ali su tokom godine imali ostvaren promet sa pošiljaocem, poštom, u dva primerka. Jedan primerak zadržava primalac, a drugi overen pečatom i potpisom vraća pošiljaocu. U slučaju da se stanje u knjigama dva partnera razlikuje, neophodno je utvrditi izvor neusaglašenosti i ispraviti eventualne knjigovodstvene greške, kako bi u završni račun ušle realne knjigovodstvene pozicije.