Osnovni zadatak računovodstva je što tačnije beleženje svih promena koje nastaju na imovini, obavezama i kapitalu pravnih lica i predzetnika. S obzirom na brojne korisnike računovodstvenih podataka – vlasnike kapitala, zaposlene, državu i njihove različite interese, realno prikazivanje podataka u računovodtvenom sistemu je imperativ.
Osnovni instrument svođenja računovodstvenog na stvarno stanje jeste popis. Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa utvrđena je obaveza popisa svih stavki imovine i obaveza minimum jednom godišnje. Sastavni deo popisa je i popis dugovanja i potraživanja.
Dugovanja i potraživanja usklađuju se u praksi najčešće u poslednjem kvartalu poslovne godine slanjem Izvoda otvorenih stavki svim dobavljačima i kupcima sa kojima je firma tokom godine imala promet.Izvod otvorenih stavki ili IOS predstavlja pregled dugovanja i potraživanja od primaoca IOS-a prema knjigovodstvenim karticama u knjigovodstvu pošiljaoca na određeni dan. Na IOS-u se ostavlja prostor gde primalac IOS-a pečatom i potpisom potvrđuje ili osporava iskazano stanje u celosti ili delimično.
Kako ne bi došlo do dupliranja dokumenata, većina firmi praktikuje slanje IOS-a kupcima, očekujući da će i njihovi dobavljači primeniti istu praksu. Tako potraživanja od kupaca usklađuje putem poslatih IOS-a, a dug prema dobavljačima putem IOS-a primljenih od dobavljača. Ukoliko ne primi IOS od nekog od dobavljača, firma je dužna da ga izradi i pošalje tom dobavljaču do kraja godine.
IOS se dostavlja i kupcima i dobavljačima koji nemaju otvorena dugovanja i potraživanja na dan slanja IOS-a, ali su tokom godine imali ostvaren promet sa pošiljaocem, poštom, u dva primerka. Jedan primerak zadržava primalac, a drugi overen pečatom i potpisom vraća pošiljaocu. U slučaju da se stanje u knjigama dva partnera razlikuje, neophodno je utvrditi izvor neusaglašenosti i ispraviti eventualne knjigovodstvene greške, kako bi u završni račun ušle realne knjigovodstvene pozicije.
Pravna lica koja sastavljaju Napomene uz finansijske izveštaje dužna su da u tom izveštaju obelodane neusaglašena potraživanja i obaveze u ukupnom iznosu.
Usaglašavanje potraživanja i obaveza propisano je Zakonom o računovodstvu. U članu 18. se definiše da su pravna lica i preduzetnici dužni da pre sastavljanja finansijskih izveštaja usaglase međusobna potraživanja i obaveze što se dokazuje odgovarajućom ispravom. Poverilac je dužan da, pre sastavljanja finansijskih izveštaja, dostavi dužniku spisak neplaćenih obaveza.
Zakon propisuje novčanu kaznu od 100.000 do 3.000.000 dinara za privredni prestup za pravno lice, ako kao poverilac ne dostavi svom dužniku stanje neplaćenih računa i ako ne obelodani u Napomenama uz finansijske izveštaje neusaglašena potraživanja i obaveze. Za isti prestup, za preduzetnike je predviđena novčana kazna u iznosu od 100.000 do 500.000 dinara.
Postovani,
da li je dozvoljeno slanje IOS-a, konfirmacija bez pecata I potpisa sa naznakom da je dokument punovazan bez pecata I potpisa?