Poslovni ljudi koji tek ulaze u svet preduzetništva često nisu sigurni šta je posao knjigovođe, odnosno šta sve treba da im obezbedi knjigovodstvena agencija.

Knjigovodstvo je poslovna funkcija odnosno delatnost koja je deo šire oblasti – računovodstva. Pored knjigovodstva, računovodstvo obuhvata i neke druge funkcije – knjigovodstveno planiranje, analizu i reviziju. U praksi, knjigovodstvo i računovodstvo se najčešće poistovećuju, dok se revizija izdvojila kao posebna funkcija.

Osnovni posao knjigovođe jeste beleženje nastalih poslovnih događaja odnosno knjiženje poslovne dokumentacije. Zakonski, komitenti su u obavezi da u roku od tri dana dostave dokumentaciju na knjiženje, a knjigovođa ima rok od tri dana da dokumentaciju proknjiži. U praksi, ovo se svodi na predaju dokumentacije knjigovođi otprilike jednom nedeljno. Da li će knjigovođa dolaziti po dokumentaciju kod Vas ili ćete je Vi njemu dostavljati stvar je dogovora. Osnova za knjiženje je originalna dokumentacija. Pre predaje knjigovođi, dobro je da iskopirate svu dokumentaciju i formirate sopstvenu arhivu.

Knjigovođi dostavljate onu dokumentaciju koja svedoči o promeni na imovini ili izvorima sredstava preduzeća. Šta ovo znači? Pre svega, u obavezi ste da knjigovođi dostavite dokumentaciju koju dobijate od svojih partnera i institucija – ulazne račune, obračune kamate, izvode banke i slično. Zatim, dokumentaciju koju sami kreirate – izlazne račune, ugovore o pozajmici, izjave o kompenzaciji, naloge za isplatu i specifikacije za gotovinske račune itd.

Postoje određena dokumenta koje nisu osnov za knjiženje jer po njima nije bilo promene na poslovnoj imovini (aktivi) ili izvorima sredstava (pasivi). Takvi su predračuni, ponude i neki ugovori i njih nećete dostavljati knjigovođi. Recimo zaključen ugovor o prodaji nije osnov za knjiženje, jer on predstavlja tek saglasnost kupca i prodavca o prodaji. Kada prodaja bude izvršena, prodavac će kupcu izdati račun, na bazi koga će knjigovođa izvršiti knjiženje.

Knjigovođa vodi evidenciju o osnovnim sredstvima i na kraju godine vrši obračun njihovog trošenja – amortizacije. Ukoliko trgujete robom, knjigovođa će prilikom nabavke izraditi kalkulaciju vrednosti robe a nakon prodaje i obračun troškova prodate robe. Pred kraj godine, od njega dobijate informacije o otvorenim stavkama – dugovanjima i potraživanjima prema dobavljačima i kupcima. On će Vam pomoći oko organizacije obaveznog godišnjeg popisa i uskladiti stanje u knjigama sa stvarnim stanjem dobijenim popisom.

Nakon svih spovedenih knjiženja i usklađivanja, knjigovođa pristupa izradi završnog računa odnosno redovnog finansijskog izveštaja. Osnovni elementi završnog računa su bilans stanja i uspeha. Bilans stanja prikazuje stanje Vaše imovine i obaveza na dan 31.12. a bilans uspeha prihode, rashode i rezultat koji ste ostvarili tokom poslovne godine.

Zbog nemogućnosti malih preduzeća i preduzetnika da angažuju različite stručnjake za različite oblasti, posao knjigovođe izašao je daleko van okvira knjigovodstva. Danas se od knjigovođe očekuje da obavlja određene kadrovske poslove – prijava i odjava radnika na socijalno osiguranje, obračun zarada, izrada i predaja različitih obrazaca iz oblasti radnih odnosa. Mnogi klijenti od knjigovođe dobijaju besplatno finansijsko i poresko-pravno savetovanje. Knjigovođa obračunava razne vrste poreza, izrađuje i predaje poreske prijave, vrši obračun kamata i raznih taksi i naknada. Mnoge agencije bave se osnivanjem tj registracijom novih firmi.

Specifični poslovi stvar su ponude različitih agencija i dogovora između njih i klijenata. Privrednici treba da budu svesni vremena i truda koji ulažu knjigovodstvene agencije da bi obezbedile ovako širok spektar usluga i informacija svojim klijentima. Pogoto imajući u vidu da su klijenti najmanje zainteresovani za ispravnost knjiženja, što bi trebalo da bude glavni zadatak svakog knjigovođe.