Tema arhiviranja poslovne dokumentacije dospela je u fokus privrede 2020. godine kada je donet novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

Ovim Zakonom uvedene su nove obaveze za privredu u domenu sortiranja, čuvanja i uništavanja papirne dokumentacije.

Elektronska dokumentacija tada je stavljena po strani, i propisane obaveze nisu se primenjivale na nju.

Situacija se menja od 01. januara 2024. godine, kada počinje primena Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. 

U nastavku ćemo pokušati da izvučemo najvažnije obaveze za privatni sektor, kojem je ova materija uglavnom strana, komplikovana i teško primenjiva.

Na početku, važno je da razumemo predmet ovog Zakona, a to su:

1. dokumentarni materijal, i
2. arhivska građa.

Dokumentarni materijal čine sva dokumenta odnosno zapisi, nastali radom javnog sektora, privrede i pojedinaca, u različitim formama i formatima, kao i evidencije koje se vodi o dokumentima. Dakle, dokumentarni materijal jedne firme su sve izdate i primljene fakture, izvodi sa tekućeg računa, ugovori o radu, ugovori sa poslovnim partnerima, isplatne liste za zarade, različite odluke, izjave, opšta akta, poreske prijave, evidencije o primljenim fakturama ili drugim dokumentima, evidencija prisustva zaposlenih na radu itd. Praktično svi zapisi koji imaju određeni značaj u poslovanju firme zajedno čine dokumentarni materijal.

Arhivska građa je dokumentarni materijal koji se trajno čuva. Na primer, obračuni zarada i evidencija zarada, za koje je propisano da se moraju čuvati trajno, predstavljaju arhivsku građu.

Rokovi čuvanja dokumentacije uređeni su različitim zakonima. Na primer Zakon o privrednim društvima nalaže da se osnivački akt, rešenje o registraciji društva i opšti akti društva čuvaju trajno. Time se ova dokumenta dobila status arhivske građe.

Posebno je interesantno definisanje dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, s obzirom na blizak rok primene pomenute Uredbe.

Dokumentarni materijal u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku. Na primer, to bi bila elektronska faktura – račun kreiran na računaru, koji je u digitalnom formatu dostavljen kupcu, potencijalno potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom.

Faktura kreirana na računaru samo da bi bila odštampana i dostavljena kupcu u papirnoj formi ne bi pripadala skupu dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.

Dokumenta koja je firma dužna da čuva trajno, pa time predstavljaju arhivsku građu firma ne sme da ošteti ili uništi, a čuva ih u onom obliku u kojem su nastala.

Na primer, ako obračune zarada dostavljate zaposlenima u elektronskoj formi direktno iz poslovnog softvera na njihove email adrese, u pitanju su elektronska dokumenta, pa ih kao arhivsku građu morate trajno čuvati u elektronskoj formi.

Opšte obaveze pravnih lica, kao stvaraoca i imaoca arhivske građe uređene su članom 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.  Iz obaveza izdvajamo da privredni subjekt treba da:

1. imenuje lice koje će biti odgovorno za zaštitu i rukovanje dokumentacijom (dokumentarnim materijalom i arhivskom građom);
2. obeležava, evidentira, datira, klasifikuje i arhiviraja dokumenta;
3. donese opšti akt o načinu  evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
4. donese plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju katastrofa i vanrednih situacija;
5. sastavi listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala na koju treba da pribavi saglasnost nadležnog Arhiva. Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala je poseban interni dokument, kojim se određuju vrste poslovnih dokumenata sa rokovima čuvanja.
6. popiše sve registratore, fascikle, kutije i datoteke u kojima čuva dokumentaciju u arhivsku knjigu, čiji prepis dostavlja nadležnom Arhivu svake godine, do 30. aprila, za dokumenta nastala prethodne godine. Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca.
7. povremeno izdvaja dokumenta čiji je rok čuvanja istekao, radi uništavanja;
8. posle isteka roka od 30 godina od dana nastanka, dokumenta, koja imaju trajan rok čuvanja (pa time predstavlja arhivsku građu), sređena i popisana preda nadležnom javnom arhivu.

Sve novoosnovane firme treba da obaveste nadlaženi arhiv o svom osnivanju 30 dana od registracije. Propisana je i obaveza izveštavanja arhiva o kasnijim izmenama statusnih podataka firme (promena adrese sedišta, poslovnog imena itd).

Pored opštih obaveza, Zakon u članu 11. posebno uređuje obaveze u vezi sa elektronskom dokumentacijom.

Privredni subjekti (i to isključivo pravna lica) dužni su da:

1. donesu opšti akt (interni pravilnik) o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata;
2. koriste informacioni sistem (poslovni softver) koji uspunjava određene uslove, za rukovanje i čuvanje dokumentacije;
3. donesu pravila o pripremi dokumentacije u elektronskoj formi za čuvanje;
4. vrše pripremu dokumentacije za čuvanje, što podrazumeva određene radnje, među kojima i potpisivanje dokumenta kvalifikovanim elektronskim potpisom osobe koja vrši pripremu;
5. vode evidenciju o tome šta je sve preduzeto tokom postupka pripreme elektronskih dokumenata za čuvanje, datum, vreme i mesto preduzetih radnji, podatke o dokumentu na koji se radnja odnosila, kao i koje lice je preduzelo pomenute radnje. Propisana je posebna evidencija o licu koje je kreiralo dokument koja sadrži 15 pozicija.
6. primenjuju mere za zaštitu dokumenata saglasne standardu ISO/IEC 27001;

Uredbom je definisana lista formata elektronskih dokumenata u kojima je pogodno da se dokumenta čuvaju. Na listi se nalaze, između ostalog, sledeći formati datoteka: PDF/A, TIFF, JPEG, PNG, PDF/E.

Iz svega navedenog možemo izvesti najvažnije zaključke o obavezama privrede u vezi sa čuvanjem elektronske dokumentacije od 01.01.2024. godine.

Preduzetnici i privredna društva dužna su da sa pažnjom sortiraju, obeležavaju, čuvaju i uništavaju (samo u određenim slučajevima) poslovnu dokumentaciju.

Samo pravna lica dužna su dodatno i da donesu odgovarajuća opšta akta, među kojima i listu kategorija u kojoj će pobrojati koje sve vrste dokumenata nastaju u njihovom radu ili pristižu u firmu od drugih lica, kao i koji su rokovi čuvanja, propisani zakonom ili na osnovu odluke rukovodioca firme. Ovu listu treba da odobri nadlažni arhiv.

Od 01.01.2024. godine pravna lica dužna su da donesu odgovarajuća opšta akta kojima će urediti postupak pripreme i čuvanja dokumentacije u elektronskom obliku. Preduzetnici nemaju ovu obavezu. Za njih je propisano samo da odgovorno i uredno čuvaju elektronsku dokumentaciju.

Neće biti dovoljno da dokumentaciju čuvamo na disku računara, u cloud-u ili na nekoj eksternoj memoriji. Elektronska dokumentacija mora da se čuva u informacionom sistemu, koji treba da ispuni određene zahteve.

Za javni sektor pripremljen je portal eArhiv. Privatni sektor neće moći da koristi ovaj državni servis, već neki drugi softver (koji zadovoljava sve zahteve zakonskih odredbi) po svom izboru.

Dokumentaciju pre čuvanja treba da „pripremimo“ za čuvanje – da je prebacimo u neki od formata koji su pogodni za čuvanje, da je potpišemo elektronskim potpisom i da popunimo evidenciju o dokumentaciji sa različitim podacima, među kojima su i metapodaci o samom dokumentu i podaci o licu koje je kreiralo dokument.

U čuvanju elektronske dokumentacije dužni smo da pirmenjujemo mere koje su u skladu sa standardom ISO 27001.

U nastavku izdvajamo nekoliko opštih napomena.

Sistem čuvanja i arhiviranja elektronske dokumentacije deo je šireg sistema čuvanja i arhiviranja poslovne dokumentacije (u papirnom ili elektronskom obliku) pa se sve opšte obaveze primenjuju i na ovu oblast.

Nije potrebno da donosimo novu listu kategorija samo za elektronska dokumenta. Lista kategorija je jedinstvena, i za papirna i za elektronska dokumenta.

Arhivska knjiga vodi se integralno. U nju upisujemo sve registratore, kutije, fascikle, ali i „zbirke“ elektronskih dokumenata, sa količinama i mestom čuvanja dokumenata. Da podvučemo, nije potrebno da vodimo posebnu arhivsku knjigu za dokumentaciju u elektronskom obliku.

Kada na kraju sagledamo obaveze koje se stavljaju pred pravna lica u vezi sa obradom i čuvanjem elektronskih dokumenata možemo zaključiti da se radi o značajnim tehničkim i vremenskim resursima.

Malim i mikro pravnim licima biće vrlo izazovno da zadovolje sve ove zahteve, koji su, čini se, predimenzionirani za malu privredu.

Firme koje zapošljavaju do par zaposlenih, koji se uglavnom bave užom delatnošću firme, nemaju dovoljno ljudskih resursa da bi se bavili pripremom dokumentacije i vođenjem evidencije o svakom dokumentu i radnji. Samo o stvaraocu dokumenta, lice koje priprema elektronski dokumentarni materijal za čuvanje treba da pribavi i upiše 15 podataka u evidenciju.

U stručnim krugovima prisutna je informacija da će se privredi olakšati obaveze izmenom Uredbe, kojom bi trebalo da bude predviđeno da pravna lica ne moraju da sprovode opisane procedure nad elektronskim dokumentima koja se već čuvaju od strane neke državne institucije (elektronske fakture sa SEF-a, poreske prijave sa ePoreza, prijave zaposlenih sa CROSO-a itd).

Nakon čitanja zakonskih odredbi, ostaje utisak da bi pravo rasterećenje malih pravnih lica bilo zapravo ukidanje obaveze vođenja različitih evidencija sa desetinama podataka o samim dokumentima, radnjama, izdavaocima dokumenata i koncentrisanje isključivo na obavezu bezbednog čuvanja elektronske dokumentacije u odgovarajćim formatima, sa obavezom obezbeđenja rezervih kopija.