Tokom rada svakog privrednog društva nastaje veliki broj dokumenata. Određena dokumenta kreira samo preduzeće odnosno preduzetnik, dok ostala pristižu spolja, od dobavljača, kupaca, poslovne banke, knjigovođe, državnih organa.

Tokom poslovne godine, tekuća dokumentacija uglavnom stoji na raspolaganju osobama kojim je potrebna za obavljanje dnevnih obaveza. Međutim, nakon završetka poslovne godine i proteka određenog perioda postavlja se pitanje kako i koliko dugo treba čuvati poslovnu dokumentaciju.

Čuvanje poslovne dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima.

Zakonom o računovodstvu uređeno je čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja.

Računovodstvena isprave su ona dokumenta na osnovu kojih je knjigovođa knjižio promene (računi, izvodi sa tekućeg računa, knjižna odobrenja, knjižna zaduženja, izjave o kompenzaciji, kalkulacije, obračuni poreza, rekapitulacije zarada, obračuni zakupa i tako dalje).

Poslovne knjige su dnevnik i glavna knjiga (računovodstvene evidencije koje sadrže sva izvršena knjiženja tokom godine) kao i pomoćne knjige.

Zakonom je propisano da sledeće evidencije moraju da se čuvaju minimalno:

  • Finansijski izveštaju (bilans stanja, bilans uspeha, statistički izveštaj i drugi izveštaji iz ovog seta) i Izveštaj o reviziji 20 godina
  • Dnevnik, glavna knjiga i godišnji izveštaj o poslovanju10  godina
  • Pomoćne knjige (na primer KEP knjiga) i isprave na osnovu kojih se knjiži5 godina

Isplatne liste i analitička evidencija zarada čuvaju se trajno.

Međutim, obveznici PDV treba da vode računa o jednom drugom propisu, a to je Zakon o porezu na dodatu vrednost koji nalaže da se evidencije o PDV-u (knjiga ulaznih računa i knjiga izlaznih računa) kao i dokumentacija na osnovu koje su ove evidencije nastale (računi, privremene i konačne situacije, knjižna odorenja i zaduženja itd) čuvaju 10 godina po isteku kalendarske godine na koju se evidencija odnosi. Ovo je potvrdilo i Ministarstvo finansija u Mišljenju br. 011-00-308/2007/04 iz 2007. godine.

Dakle, subjekti koji nisu obveznici PDV-a dužni su da na propisan način čuvaju račune 5 godina, dok obveznici PDV-a račune koje su uneli u PDV evidenciju moraju da čuvaju barem 10 godina.

Čuvanje računovodstvene dokumentacije, lica odgovorna za čuvanje i poslovne prostorije u kojima će se čuvati moraju se definisati opštim aktom od strane preduzetnika i pravnih lica koja vode knjige po sistemu dvojnog knjigovodstva. Dakle, ova lice treba da sačine interni pravilnik kojim će urediti sva važna pitanja u vezi sa čuvanjem računovodstvenih isprava, evidencija i finansijskih izveštaja.

Dokumentacije se iz praktičnih razloga sve više čuva u elektronskom obliku.

U tom slučaju treba obezbediti da se elektronskim dokumentima može pristupiti tokom proteka vremena i da su pogodni za dalju obradu. Na primer, u slučaju promene knjigovodstvenog ili poslovnog softvera od strane knjigovođe ili firme, podaci koji su pohranjeni u starom softveru moraju ostati dostupni. Odnosno, i kada licenca za korišćenje programa istekne, pa se u ovom programu ne mogu obrađivati neke nove poslovne promene, mora postojati mogućnost pregleda „starih“ podataka, onih koji su uneti i obrađeni u periodu kada je licenca bila aktivna.

Podaci koji se čuvaju u elektronskom obliku moraju biti tako pohranjeni da se obezbedi njihovo čuvanje u obliku u kom su napravljeni, poslati ili primljeni, a da se identitet pošiljaoca ili primaoca, kao i vreme i mesto slanja i prijema elektronske poruke može utvrditi. Tehnologije koje se primenjuju u postupku čuvanja moraju obezbediti zaštitu od naknadnog menjanja ili brisanja podatala, a subjekti su dužni da obezbede i rezervnu kopiju podataka odnosno baze podataka na drugoj (udaljenoj) lokaciji. 

Izuzetno osetljivi za čuvanje su fiskalni dokumenti koji se štampaju na tkz termo-papiru (termoaktivirajući papir) jer tokom vremena intenzivno blede, pa se može desiti da nakon relativno kratkog vremenskog perioda postanu potpuno nečitljivi. Zakonom o fiskalnim kasama i podzakonskim aktima koji su doneti na osnovu ovog Zakona, obavezan roku čuvanja u trajanju od tri godine predviđen je za fiskalne račune, kontrolne trake, dnevne izveštaje, periodične izveštaje i knjigu dnevnih izveštaja.