Poslovni ljudi koji tek ulaze u svet preduzetništva često nisu sigurni šta je posao knjigovođe, odnosno šta sve treba da im obezbedi knjigovodstvena agencija.

Knjigovodstvo je poslovna funkcija odnosno delatnost koja je deo šire oblasti – računovodstva. Pored knjigovodstva, računovodstvo obuhvata i neke druge funkcije – knjigovodstveno planiranje, analizu i reviziju. U praksi, knjigovodstvo i računovodstvo se najčešće poistovećuju, dok se revizija izdvojila kao posebna funkcija.

Osnovni posao knjigovođe jeste beleženje nastalih poslovnih događaja odnosno knjiženje poslovne dokumentacije. Knjiženje nije ništa drugo do evidentiranje poslovnih promena u sistem tabela koji se naziva poslovnim knjigama. Danas se knjiženje vrši na računaru, a poslovni programi unete podatke obrađuju za potrebe različitih korisnika informacija.

Zakonski, komitenti su u obavezi da u roku od tri dana dostave dokumentaciju na knjiženje, a knjigovođa ima rok od pet dana da dokumentaciju proknjiži. U praksi, ovo se svodi na predaju dokumentacije knjigovođi otprilike jednom nedeljno.

Da li će knjigovođa dolaziti po dokumentaciju kod Vas ili ćete je Vi njemu dostavljati stvar je dogovora. Osnova za knjiženje je originalna dokumentacija. Pre predaje knjigovođi, dobro je da iskopirate svu dokumentaciju i formirate sopstvenu arhivu.

Dokumentaciju možete razmeniti i elektronskim putem. Savremeni softveri za knjiženje omogućavaju upload dokumentata od strane klijenta direktno u program, odakle je on dostupan knjigovođi za dalji rad.

Knjigovođi dostavljate onu dokumentaciju koja svedoči o promeni na imovini ili izvorima sredstava preduzeća. Šta ovo znači?

Pre svega, u obavezi ste da knjigovođi dostavite dokumentaciju koju dobijate od svojih partnera i institucija – ulazne račune, obračune kamate, izvode banke i slično. Zatim, dokumentaciju koju sami kreirate – izlazne račune, ugovore o pozajmici, izjave o kompenzaciji, naloge za isplatu, specifikacije za gotovinske račune itd.

Knjigovođa vodi evidenciju o osnovnim sredstvima i na kraju godine vrši obračun njihovog trošenja – amortizacije.

Ukoliko trgujete robom, knjigovođa će prilikom nabavke izraditi kalkulaciju vrednosti robe a nakon prodaje i obračun troškova prodate robe. Pred kraj godine, od njega dobijate informacije o otvorenim stavkama – dugovanjima i potraživanjima prema dobavljačima i kupcima. On će Vam pomoći oko organizacije obaveznog godišnjeg popisa i uskladiti stanje u knjigama sa stvarnim stanjem dobijenim popisom.

Nakon svih spovedenih knjiženja i usklađivanja, knjigovođa pristupa izradi završnog računa odnosno redovnog finansijskog izveštaja. Osnovni elementi završnog računa su bilans stanja i uspeha. Bilans stanja prikazuje stanje vaše imovine i obaveza na dan 31.12. a bilans uspeha prihode, rashode i rezultat koji ste ostvarili tokom poslovne godine.

Zbog nemogućnosti malih preduzeća i preduzetnika da angažuju različite stručnjake za različite oblasti, posao knjigovođe izašao je daleko van okvira knjigovodstva.

Danas se od knjigovođe očekuje da obavlja određene kadrovske poslove – prijava i odjava radnika na socijalno osiguranje, obračun zarada, izrada i predaja različitih obrazaca iz oblasti radnih odnosa. Mnogi klijenti od knjigovođe dobijaju finansijsko i poresko savetovanje. Knjigovođa obračunava razne vrste poreza, izrađuje i predaje poreske prijave, vrši obračun kamata i raznih taksi i naknada. Mnoge agencije bave se osnivanjem tj registracijom novih firmi.