“Saglasno članu 9. Zakona o računovodstvu (“Sl. glasnik RS”, br. 62/2013), računovodstvena isprava u elektronskom obliku mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave.

Pojam “identifikaciona oznaka” predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis).

Kada račun izdaje domaće pravno ili fizičko lice, i ako kao identifikacionu oznaku želi da koristi svoj elektronski potpis, isti mora biti formiran u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu (“Sl. glasnik RS”, br. 135/2004), kao običan (nekvalifikovan) ili kvalifikovan.

Posebno ističemo da treba imati u vidu da svaka računovodstvena isprava (pa i ona koju izdaje inostrani dobavljač) koju u poslovne knjige unosi domaće pravno lice, mora da zadovolji osnovne zahteve iz Zakona o računovodstvu, tj. mora da obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Ovo se odnosi i na računovodstvene isprave dostavljene u obliku EDI zapisa, s obzirom da i one moraju sadržati pre svega podatke o izdavaocu računa, vremenu izdavanja, prijema, osnovu, vrsti i sadržaju poslovne promene.

Napominjemo da Zakon o računovodstvu ne propisuje obavezu elektronskog potpisivanja računovodstvenih isprava koje se dostavljaju putem EDI sistema, već obavezu posrednika da razmenu podataka omogući samo između autorizovanih pravnih lica, u cilju obezbeđenja integriteta prenetih podataka.”