Zakonom o elektronskom fakturisanju uređeno je izdavanje, slanje, prijem, obrada, čuvanje, sadržina i elementi elektronskih faktura. Za početak važno je razlučiti da račun u Word ili PDF formatu koji pošaljete vašem kupcu nije elektronska faktura, u smislu ovog Zakona. Elektronske fakture su računi u mašinski čitljivom obliku (XML formatu). Elektronsku fakturu u XML formatu, koja nije pogodna za pregled od strane korisnika, može da prati dokument u PDF formatu, koji je pogodan za pregledanje od strane vaših kupaca.

Elektronske fakture dužne su da razmenjuju dve velike grupe kosrisnika – javni subjekti i privatni subjekti.

Implementacija novog načina fakturisanja zamišljenja je u tri faze:

1. faza – od 01.05.2022. godine privatni sektor počeo je da izdaje račune u elektronskom obliku javnom sektoru
2. faza – od 01.07.2022. godine javni sektor počeo je da izdaje račune u elektronskom obliku privatnom sektoru
3. faza – od 01.01.2023. godine privatni sektor počinje da izdaje račune u elektronskom obliku drugim subjektima privatnog sektora

Pod subjektima privatnog sektora podrazumevaju se:

• firme u sistemu PDV-a (obvezni da koriste SEF)
• firme van sistema PDV-a koje fakturišu dobra i usluge javnom sektoru (prinudni dobrovoljni korisnici SEF)
• sve ostale firme, samo ako žele da koriste SEF i iz tog razloga se registruju na SEF (dobrovoljni korisnici SEF)

Dakle, od 01.01.2023. godine počinje finalna faza rada Sistema elektronskih faktura (SEF). Svi obveznici i dobrovoljni korisnici u ovoj fazi su dužni da koriste SEF, kako bi putem ovog servisa primali i slali elektronske fakture, a određeni korisnici za određene specifične slučajeve i da unose podatke u vezi sa obračunatim PDV-om.

Za rad sa elektronskim fakturama možete izabrati jedan od tri načina:

• direktan rad na SEF-u – na samom državnom servisu kreirate, šaljete i primate račune. Ovaj način je besplatan i može biti dovoljan firmama sa malim obimom dokumentacije. Mane ovog načina rada su mali broj opcija, ručni unos podataka i nedostatak podrške u radu. Kako izgleda rad na portalu možete proveriti u demo verziji portala na adresi eFaktura (mfin.gov.rs).
• rad preko poslovnog softvera – ukoliko vaš poslovni program nude uslugu povezivanja sa SEF-om, račune koje izdajete preko poslovnog programa možete iz samog programa poslati na SEF. Ovaj način rada pogodan je za veći obim dokumentacije i obično podrazumeva određeni nivo podrške u radu sa elektronskim fakturama od strane proizvođača poslovnog programa koji koristite.
• rad preko informacionog posrednika – informacioni posrednici su posebno licencirani programi koji se „umeću“ između vašeg poslovnog programa i SEF-a. Oni nude napredne funkcije, najveći nivo podrške, ali naravno iziskuju i dodatna sredstva za nabavku ovakvog rešenja. Pogodna su za one koji žele rešenje ključ u ruke, dodatnu bezbednost u razmeni digitalnih podataka i dostupnu podršku u slučaju problema sa radom.

Za kraj da podvučemo da firme koje nisu u sistemu PDV-a i ne posluju sa javnim sektorom nisu dužne da koriste SEF odnosno nisu dužne da primaju i šalju elektronske fakture. Ako to žele, mogu da se prijave, ali onda sistem moraju da koriste naredne dve godine.

Prema informacijama koje trenutno imamo, na SEF se neće slati računi koji su fiskalizovani (prodaja evidentirana na fiskalnoj kasi) kao ni računi koji se izdaju inostranim kupcima. S obzirom da se sistem i dalje menja i dorađuje, očekujemo finalnu potvrdu za ova dva slučaja u narednom periodu, a svakako pre 01.01.2023. godine kada će sistem raditi u punom obimu.