Na kraju poslovne godine, privredna društva vrše obračun poreza na dobit u obrascu koji se naziva poreski bilans.

U ovom obrascu, na finansijski rezultat koji je društvo ostvarilo tokom poslovne godine (dobitak ili gubitak iz bilansa uspeha) dodaju se svi iznosi troškova koji se u skladu sa Zakonom o porezu na dobit ne priznaju prilikom obračuna poreza. Za iznos ovih troškova uvećava se iznos poreske osnovice pa samim tim i poreza na dobit.

Među ovim troškovima nalaze se i nedokumentovani troškovi. 

To su troškovi nastali u svrhe obavljanja delatnosti koji su tokom godine knjiženi u poslovnim knjigama privrednog društva, ali za njih privredno društvo ne poseduje odgovarajući dokument.

Takvi su troškovi proknjiženi na osnovu fiskalnog isečka koji ne prati odgovarajući račun (gotovinski račun) ili izveštaja o plaćanju sa POS terminala (slip) koji nije dokumentovan računom. Ukoliko su troškovi nastali za lične potrebe vlasnika, onda ih ne treba tretirati kao nedokumentovane troškove, već kao uzimanje iz imovine privrednog društva.

Na kraju poslovne godine treba proveriti da li su svi troškovi knjiženi na osnovu verodostojne računovodstvene isprave, a troškove koji ne ispunjavaju ovaj kriterijum treba prikazati na odgovarajućem polju poreskog bilansa.

Naime, Zakon o porezu na dobit pravnih lica ne definiše osobine dokumenta koji treba da prati trošak, već se za ove potrebe oslanjamo na Zakon o računovodstvu koji u članu 8 i 9 uređuje da je dokument za knjiženje validan ukoliko sadrži dovoljno podataka o poslovnoj promeni kao i identifikacionu oznaku osobe koja je izdala dokument.

Ukoliko je trošak dokumentovan ispravom koja ispunjava sve uslove da je smatramo validnom računovodstvenom ispravom, smatramo da se radi o trošku koji je „dovoljno“ dokumentovan da ga možemo priznati prilikom obračuna. Jedan od uslova koji dokument mora da ispuni je da sadrži identifikacionu oznaku lica koje je izdalo dokument.

Identifikacionom oznakom smatra se potpis, svojeručni ili elektronski, ime i prezime, faksimil ili druga identifikaciona oznaka, u skladu sa Mišljenjem Ministarstva finansija.

Račun izdat bez pečata i potpisa smatra se validnim ukoliko sadrži druge identifikacione oznake (na primer ime i prezime i faksimil odgovornog lica).

Račun koji ne sadrži ni jednu identifikacionu oznaku lica koje ga je izdalo, ne možemo smatrati validnom ispravom za knjiženje, čak i kada sadrži napomenu da je važeći bez pečata i potpisa (jer ne sadrži neki drugi podatak o identitetu lica koje ga je izdalo).